"Wir brauchen KI im Team, aber welche?" Diese Frage höre ich inzwischen fast wöchentlich. Meistens folgt sofort die zweite: "Und was kostet das pro Mitarbeiter?" Die ehrliche Antwort auf die zweite Frage hängt von Kleingedrucktem ab, das ich heute für dich sortiere.
Alle Angaben stammen, wo möglich, von den Herstellerseiten und gelten, soweit nicht anders vermerkt, mit Stand 3. Oktober 2026. Preise ändern sich. Prüf sie vor dem Kauf noch einmal selbst.
Microsoft Copilot Business: der Zusatz zu Microsoft 365
Copilot Business ist für Firmen bis 300 Nutzer gedacht und ein Add-on. Du brauchst also eine passende Microsoft-365-Lizenz, die extra kostet. Laut deutscher Preisseite kostet das Add-on bei jährlicher Abrechnung regulär 18,20 Euro pro Nutzer und Monat. Aktuell läuft ein Aktionspreis von 15,60 Euro, befristet bis zum 31. Dezember 2026. Bei monatlicher Abrechnung sind es 21,84 Euro. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer.
Beim Datenschutz ist Microsoft der Anbieter, der es Firmen mit bestehendem Microsoft-Vertrag am einfachsten macht. Laut Microsoft gelten für Copilot die bestehenden Zusagen für Geschäftskunden, einschließlich DSGVO und EU Data Boundary, und Prompts sowie Antworten werden nicht zum Training der Basismodelle genutzt. Datenverkehr von EU-Nutzern bleibt in der EU Data Boundary. Eine Ausnahme nennt Microsoft selbst: Modelle von Anthropic, die als Unterauftragsverarbeiter eingebunden sind, sind derzeit ausgenommen.
ChatGPT Business: der schnelle Einstieg
ChatGPT Business, früher "Team", kostet laut OpenAI 20 Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und 25 Dollar bei monatlicher, ab zwei Nutzern. Seit August gibt es zusätzlich Premium-Sitze mit fünffacher Nutzungsmenge für 100 Dollar im Jahr beziehungsweise 125 Dollar monatlich. Das sind Dollarpreise. Was bei euch in Euro und mit Steuern ankommt, hängt vom Land ab, deutsche Ratgeber nennen 21 und 26 Euro, ohne dass ich das auf der Herstellerseite bestätigen konnte.
Wichtig für die Datenschutzfrage: Laut OpenAI werden Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training genutzt, und OpenAI schließt für Business, Enterprise und die API auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Das Formular findest du auf der Seite zum Enterprise-Datenschutz.
Der Haken liegt bei der Datenresidenz. OpenAI bietet die Speicherung in Europa nach eigener Ankündigung für ChatGPT Enterprise, Edu und die API an. Für Business steht sie in den Vergleichen nicht drin. Wenn dein Kunde oder dein Datenschutzbeauftragter einen EU-Speicherort verlangt, ist das der Punkt, an dem du nachfragen musst.
Claude Team: viel dabei, Datenort offen
Bei Anthropic kostet ein Standard-Sitz im Team-Tarif 20 Dollar pro Monat bei jährlicher und 25 Dollar bei monatlicher Abrechnung. Premium-Sitze liegen bei 100 beziehungsweise 125 Dollar. Der Tarif ist für Teams von 2 bis 150 Nutzern ausgelegt, Steuern werden laut Anbieter beim Bezahlen separat berechnet. Enthalten sind laut Preisseite unter anderem Single Sign-on, zentrale Verwaltung und Claude Code.
Beim Datenschutz steht Claude solide da: Inhalte werden laut Anbieter standardmäßig nicht zum Modelltraining genutzt, und der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln ist automatisch Teil der Commercial Terms. Du musst ihn also nicht gesondert unterschreiben.
Offen bleibt, wie es mit dem Datenstandort aussieht. Anthropic dokumentiert regionale Speicherung und Verarbeitung in der EU für die Anbindung über AWS Bedrock und Google Vertex. Ob sich ein Team-Tarif direkt auf die EU festlegen lässt, geht aus den Seiten nicht klar hervor, Anthropic verweist dafür auf den Vertrieb. Auch hier gilt: nachfragen und schriftlich bestätigen lassen.
Wie ich entscheiden würde
Das ist meine Einschätzung, keine Empfehlung für jeden Fall.
Wenn ihr ohnehin Microsoft 365 nutzt, ist Copilot der naheliegende Kandidat, weil der Datenschutzvertrag schon steht und die KI direkt in Word, Outlook und Teams arbeitet. Rechne aber die Basislizenz mit ein.
Wenn ihr schnell starten wollt und keine EU-Speicherpflicht habt, ist ChatGPT Business unkompliziert. Wenn ihr mit Texten, Analysen und Code arbeitet und die Vertragslage einfach halten wollt, lohnt sich ein Blick auf Claude Team.
Entscheidend ist selten der Preis. Bei 20 Dollar pro Nutzer kostet ein Team aus zehn Leuten im Jahr rund 2.400 Dollar. Das ist eine Summe, über die man in den meisten Firmen nicht lange streiten muss. Mein größeres Risiko wäre, dass Leute ohne Freigabe eine kostenlose Version nutzen, weil das Firmentool zu umständlich ist.
Drei Fragen solltest du jedem Anbieter schriftlich stellen, bevor du unterschreibst. Erstens: Wo werden Eingaben, Antworten und Chatverläufe gespeichert, und wo findet die Verarbeitung statt? Zweitens: Ist der Auftragsverarbeitungsvertrag Teil des Vertrags oder muss ich ihn anfordern? Drittens: Gibt es eine Liste der Unterauftragsverarbeiter, und werde ich über Änderungen informiert? Die Antworten gehören in die Akte, nicht in deinen Posteingang. Wer das beim Einkauf erledigt, muss später nichts rechtfertigen.
Mein Vorschlag: Startet mit einer Pilotgruppe von drei bis fünf Leuten, einem Monat und einer klaren Liste, welche Daten tabu sind. Wie du so einen Pilot aufsetzt und Regeln für das Team formulierst, ist Thema in unserem KI-Workshop.
Und bei euch? Welches Tool nutzt euer Team, und wer hat die Entscheidung getroffen, die IT oder jemand aus dem Fachbereich? Schreib mir, ich sammle die Erfahrungen.
Dein Markus vom KI Club
Quellen
- Microsoft 365 Copilot-Pläne und Preise, Microsoft Deutschland, abgerufen 03.10.2026
- Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot, Microsoft Learn
- Pricing, OpenAI ChatGPT Docs, abgerufen 03.10.2026
- Enterprise privacy at OpenAI, OpenAI
- Introducing data residency in Europe, OpenAI
- ChatGPT Business Premium 2026: 125 Dollar, 5x mehr Nutzung, ai-handwerk.de
- Claude Team plan, Anthropic, abgerufen 03.10.2026
- How do I view and sign your Data Processing Addendum (DPA)?, Anthropic Privacy Center
- Regional Compliance, Anthropic
