Die häufigste Frage, die ich zu KI-Automatisierung bekomme, ist nicht "wie funktioniert das". Sie lautet: "Was kostet mich das?" Und die ehrlichste Antwort darauf ist unbefriedigend: zwischen 30 Euro im Monat und 25.000 Euro einmalig.
Deshalb hier mal der Versuch, das sauber aufzuschlüsseln. Mit Zahlen, die dem entsprechen, was ich in Gesprächen und Angeboten tatsächlich sehe.
Drei Preisklassen, drei völlig verschiedene Dinge
Workflow-Plattformen: 30 bis 300 Euro im Monat. Make, n8n, Power Automate. Du verbindest Systeme per Baukasten, ohne zu programmieren. Damit deckst du Standardvorgänge ab: Daten von A nach B, Benachrichtigungen, einfache Wenn-Dann-Ketten mit einem KI-Schritt dazwischen. Die Einstiegshürde ist niedrig, die Grenze erreichst du bei komplexen Entscheidungen.
Prozessplattformen: 500 bis 5.000 Euro im Monat. UiPath und Vergleichbares. Hier kommt Robotik-Automatisierung dazu, also das Bedienen von Software, die keine Schnittstelle hat, plus Verarbeitung unstrukturierter Dokumente. Sinnvoll ab einer gewissen Größe, für einen 15-Personen-Betrieb in der Regel überdimensioniert.
Maßgeschneidert: 5.000 bis 25.000 Euro einmalig. Plus laufende Betreuung. Passt exakt auf deinen Prozess, dauert länger, und du brauchst jemanden, der es danach pflegt. Seriöse Agenturen in Deutschland arbeiten hier mit Tagessätzen zwischen 1.200 und 1.800 Euro oder mit Festpreisen ab etwa 18.000 Euro pro Anwendungsfall.
Die Kosten, die in keinem Angebot stehen
Was in den Preislisten fehlt, ist der Aufwand auf deiner Seite. Und der ist regelmäßig größer als die Lizenzkosten.
Jemand muss den Prozess beschreiben können. Jemand muss die Ausnahmen kennen, also die Fälle, in denen es anders läuft als im Standard. Jemand muss nach dem Start die Ergebnisse prüfen. Und jemand muss zuständig sein, wenn in acht Monaten der Lieferant seine Oberfläche umbaut und die Automatisierung stehenbleibt.
Rechne für ein mittleres Projekt mit zwei bis fünf Personentagen intern. Wer diese Zeit nicht einplant, plant das Scheitern mit ein.
Woran Projekte tatsächlich scheitern
Studien zum Mittelstand zeigen ziemlich einheitlich: KI-Vorhaben scheitern selten an der Technik. Sie scheitern an fehlender Prozessklarheit und an Zuständigkeiten.
Das deckt sich mit dem, was ich höre. Der klassische Verlauf: Ein Vorgang soll automatisiert werden, und in der ersten Sitzung stellt sich heraus, dass drei Abteilungen ihn unterschiedlich machen. Die Automatisierung deckt dann eine Variante ab und wird von den anderen beiden nicht genutzt.
Der zweite Klassiker ist die Zeitfalle: Wenn nach etwa acht Wochen kein sichtbares Ergebnis da ist, verliert ein Projekt intern die Unterstützung. Danach wird es zwar nicht offiziell beerdigt, aber es passiert nichts mehr.
Womit du anfangen solltest
Es gibt drei Vorgänge, die in fast jedem Unternehmen den schnellsten Rücklauf bringen. Nicht weil sie besonders spannend wären, sondern weil sie häufig, klar strukturiert und nervig sind.
- Angebotserstellung. Daten aus der Anfrage ziehen, Vorlage füllen, zur Prüfung vorlegen.
- Rechnungsprüfung. Positionen mit der Bestellung abgleichen, Abweichungen markieren.
- Ticket-Vorsortierung. Anliegen erkennen, Priorität setzen, an die richtige Person leiten.
Mein Vorgehen für den Einstieg: einen dieser Vorgänge auswählen, 30 Tage laufen lassen, mitzählen, wie viel Zeit tatsächlich gespart wurde. Nicht schätzen, zählen. Erst danach über den nächsten nachdenken.
Bei geschäftskritischen Prozessen ist die Erfahrung, dass sich auch eine maßgeschneiderte Lösung in drei bis sechs Monaten trägt. Bei allem anderen fang mit dem 30-Euro-Werkzeug an. Du kannst später immer noch aufrüsten, aber du kannst nicht später herausfinden, ob der Prozess überhaupt taugt.
Datenschutz kostet weniger, als du denkst
Ein Punkt, an dem viele hängenbleiben: DSGVO-Konformität ist bei Automatisierung machbar, ohne dass es das Projekt sprengt. Nötig sind ein europäischer Hosting-Standort, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, anonymisierte Eingaben wo möglich, und eine Dokumentation, welche Daten wohin fließen.
Das ist ein Tag Arbeit, kein Projektrisiko. Teuer wird es nur, wenn man es nachträglich macht, weil dann Abläufe umgebaut werden müssen, die schon laufen.
Konkrete Workflow-Ideen und die Werkzeuge dazu haben wir in unserem Bereich KI-Automatisierung gesammelt.
Fazit
Rund ein Drittel der Mittelständler setzt KI inzwischen ein, aber nur etwa jeder zehnte hat sie wirklich fest im Betrieb verankert. Die Lücke dazwischen ist selten ein Budgetproblem.
Wenn du mit 50 Euro im Monat und einem klar geschnittenen Vorgang startest, hast du nach 30 Tagen belastbare Zahlen. Das ist mehr Entscheidungsgrundlage als jedes Beratungsangebot.
Welcher Vorgang bei dir kommt jede Woche mehrfach vor und nervt jedes Mal gleich?
Dein Markus vom KI Club
