Du schreibst Copilot zum zehnten Mal, dass E-Mails an Kunden bitte im Sie und ohne Floskeln formuliert werden sollen. Und beim elften Mal fängt er wieder bei null an. Genau dafür gibt es das Gedächtnis, das Microsoft in Copilot eingebaut hat.
Ich habe mir die Microsoft-Dokumentation dazu angeschaut. Ein paar Details sind für Unternehmen wichtiger, als der harmlose Name vermuten lässt.
Was Copilot sich merkt
Laut Microsoft gibt es drei Arten von Erinnerungen: gespeicherte Erinnerungen, Details, die Copilot aus deinem Chatverlauf ableitet, und eigene Anweisungen, die du selbst hinterlegst. Auf der Supportseite nennt Microsoft als Beispiele Kommunikationsstil, Lieblingsthemen, Arbeitsziele und wiederkehrende Aufgaben.
Du kannst Copilot im Chat fragen, was er über dich weiß. Das ist ein guter erster Test, bevor du dem Team irgendetwas empfiehlt. Wer sich gerne ansehen will, was da über ihn gespeichert ist, bekommt die Antwort sofort.
Gelöscht wird in den Einstellungen unter Personalisierung. Wer ganz sicher gehen will, löscht die gespeicherten Erinnerungen und schaltet zusätzlich den Chatverlauf-Schalter aus, so beschreibt es Microsoft. Für Gespräche ohne Gedächtnis gibt es außerdem temporäre Chats, die laut Microsoft keine persönlichen Informationen abrufen oder speichern und nicht im Verlauf auftauchen.
Interessant für kleine Firmen: Das Gedächtnis steht laut Microsoft Nutzern von Copilot Chat mit und ohne Copilot-Lizenz zur Verfügung. Es kann also auch in Teams laufen, in denen niemand bewusst eine Copilot-Lizenz gekauft hat, und genau dort fällt es am ehesten nicht auf.
Eine Einschränkung muss ich dazusagen: Die Dokumentation führt Personalisierung und Memory zum Stand von Anfang September noch als Vorschau im Frontier-Programm. Das kann sich also noch ändern. Außerdem heißt Microsoft 365 Copilot laut Microsoft inzwischen schlicht Microsoft Copilot, die Umbenennung läuft gerade.
Dazu passt eine Neuerung vom 25. August: Web- und Arbeits-Chat sind jetzt eine Oberfläche mit einem Work-IQ-Knopf, über den du den Zugriff auf Arbeitsdaten ein- und ausschaltest. Standardmäßig ist er an.
Wo die Daten liegen und wer sie sieht
Die Erinnerungen liegen in einem versteckten Ordner in deinem Exchange-Postfach. Damit gelten für sie dieselben Sicherheits- und Compliance-Regeln wie für andere Postfachdaten, etwa Verschlüsselung und Customer Lockbox.
Training ist laut Microsoft kein Thema: Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht genutzt, um die zugrunde liegenden Sprachmodelle zu trainieren. Für Kunden in der EU bleibt der Datenverkehr in der EU Data Boundary. Eine Ausnahme nennt Microsoft ausdrücklich: Modelle von Anthropic, die als Unterauftragsverarbeiter eingebunden sind, sind derzeit ausgenommen.
Das ist die Stelle, an der ich bei Kunden immer nachfrage. Wer Anthropic-Modelle in Copilot freigibt, muss wissen, dass die Verarbeitung dort nicht unter die EU Data Boundary fällt. Admins können entscheiden, ob diese Modelle genutzt werden dürfen.
Was Admins nicht steuern können
Jetzt kommt der Teil, der für Unternehmen wichtig ist. Das Gedächtnis hängt an der Einstellung "Enhanced personalization". Sie ist standardmäßig eingeschaltet, du musst also nichts tun, damit Copilot sich Dinge merkt. Abschalten geht für einzelne Nutzer oder für den ganzen Tenant, per Microsoft Graph.
Danach wird es unbequem. Laut Microsoft gelten Aufbewahrungsrichtlinien aus Purview nicht für Copilot Memory. Wenn bei euch eingestellt ist, dass Copilot-Chats nach drei Monaten gelöscht werden, bleiben die Erinnerungen trotzdem. Admins können nicht einschränken, welche Art von Informationen gespeichert wird, und Memory-Aktionen erzeugen keine Einträge im Audit-Log.
Immerhin lassen sich Erinnerungen per eDiscovery durchsuchen und bei Auskunftsersuchen exportieren oder löschen. Das ist für Datenschutzanfragen nach DSGVO wichtig und sollte bei euch jemand einmal durchgespielt haben.
Beim Löschen gibt es Fallstricke. Wer einen Chat löscht, löscht damit nicht die daraus entstandenen gespeicherten Erinnerungen, die bleiben, bis der Nutzer sie in den Einstellungen entfernt. Schaltet man den Chatverlauf-Schalter aus, werden die abgeleiteten Details nach 30 Tagen gelöscht.
Was ich Unternehmen raten würde
Das ist meine Einschätzung, keine Microsoft-Aussage. Für ein kleines Team ohne sensible Daten ist Memory ein echter Zeitgewinn, weil Ton, Format und Rolle nicht jedes Mal neu erklärt werden müssen. Sobald Personal-, Mandanten- oder Gesundheitsdaten im Spiel sind, würde ich zuerst eine Regel aufstellen, was Mitarbeiter Copilot überhaupt erzählen dürfen. Denn Copilot leitet laut Microsoft auch Details aus dem Chatverlauf ab, nicht nur aus dem, was du ausdrücklich speichern lässt.
Praktisch heißt das: Prüfe einmal im Admin-Bereich, ob "Enhanced personalization" bei euch an ist, und lege fest, wer für Auskunfts- und Löschanfragen zuständig ist. Das dauert eine halbe Stunde und erspart dir später die Suche in Postfächern, wenn jemand nach seinen gespeicherten Daten fragt.
Wenn du dir unsicher bist, schalte Memory für die Pilotgruppe zunächst ab und schalte es bewusst wieder an, wenn die Regeln stehen. Das ist meine Faustregel: erst Regeln, dann Gedächtnis. Wie du solche Regeln und den sicheren KI-Einsatz im Team aufsetzt, besprechen wir im KI-Workshop.
Und bei dir? Hat dein Team das Gedächtnis schon bewusst an- oder ausgeschaltet, oder wusste bisher niemand, dass es läuft? Schreib mir, ich bin gespannt.
Dein Markus vom KI Club
Quellen
- Manage Copilot personalization and memory, Microsoft Learn, aktualisiert 02.09.2026
- Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot, Microsoft Learn
- Get started with personalizing what Microsoft Copilot remembers, Microsoft Support
- Release Notes for Microsoft 365 Copilot, Microsoft Learn, Eintrag vom 25.08.2026
